Felicitări tuturor câștigătorilor competiției de planuri de afaceri din cadrul proiectului GAL LJS – „Da, se Poate!”, dar și participanților care, chiar dacă nu au obținut rezultatul dorit, au dobândit o experiență practică valoroasă, utilă pentru viitoarele inițiative antreprenoriale.
Etapa competițională s-a încheiat, iar în prezent începe cea mai importantă fază: implementarea practică a proiectelor. Este momentul în care conceptele teoretice și planurile aprobate se transformă în întreprinderi sociale funcționale, cu activități economice și sociale concrete.
În centrul acestei etape se află administratorul întreprinderii sociale, responsabil de coordonarea generală a afacerii, de respectarea cadrului legal și contractual, precum și de atingerea obiectivelor economice și a celor de impact social asumate prin proiect.
Rolul administratorului: între misiunea socială și managementul economic
Administratorul unei întreprinderi sociale îndeplinește un rol complex, aflat la intersecția dintre performanța economică și responsabilitatea socială. Această poziție presupune asumarea a două direcții majore:
- Dimensiunea economică – asigurarea sustenabilității financiare a afacerii printr-o gestionare eficientă a bugetului, planificare strategică, atragerea de resurse și dezvoltarea treptată a capacității operaționale.
- Dimensiunea socială – menținerea întreprinderii ancorate în misiunea asumată, crearea de locuri de muncă pentru persoane aparținând grupurilor vulnerabile și generarea unui impact real și măsurabil la nivel comunitar.
Un administrator performant de întreprindere socială nu este doar un manager în sens tradițional, ci o persoană care reunește mai multe calități și competențe:
- lider capabil să mobilizeze echipa și să mențină coeziunea acesteia în jurul obiectivelor comune;
- strateg cu viziune asupra bugetelor, indicatorilor și direcțiilor de dezvoltare;
- comunicator eficient, deschis către parteneriate, colaborări instituționale și relația cu comunitatea;
- practician orientat spre rezultate, care transformă planurile în acțiuni concrete și identifică soluții în fața obstacolelor.
Astfel, administratorul devine elementul-cheie care garantează echilibrul între cerințele economice și impactul social, între rigoarea financiară și valoarea adăugată pe care întreprinderea o aduce comunității.
Etapele cheie pentru administrator
1. Analiza și revizuirea proiectului aprobat
Primul pas pentru administrator este o evaluare detaliată a documentației aprobate. Este esențială verificarea atentă a:
- bugetului, inclusiv a încadrării cheltuielilor pe categorii eligibile;
- calendarului de implementare (graficul Gantt) și a termenelor-limită;
- indicatorilor de realizare și de rezultat, ce trebuie atingi la finalul proiectului;
- cerințelor de eligibilitate și a documentelor justificative solicitate de finanțator.
Această etapă oferă administratorului o imagine clară asupra obligațiilor asumate și a cadrului în care se pot desfășura activitățile.
📌 Principiu de bază: orice modificare a elementelor aprobate se poate realiza exclusiv cu avizul finanțatorului și prin încheierea unui act adițional.
2. Organizarea echipei și a structurii de implementare
Administratorul are rolul de coordonator central al proiectului și trebuie să definească o structură funcțională, adaptată cerințelor planului de afaceri. Aceasta presupune:
- stabilirea echipei de implementare, cu responsabilități precise pe domenii (financiar-contabilitate, achiziții, raportare, comunicare, monitorizare);
- elaborarea fișelor de post și delimitarea clară a atribuțiilor fiecărui membru implicat;
- instituirea unor canale interne de comunicare și raportare, pentru a asigura fluxul corect al informațiilor și luarea rapidă a deciziilor;
- implementarea unui sistem de arhivare riguros, atât pentru documente fizice, cât și pentru cele digitale, care să permită trasabilitate și acces facil la date.
📌 Bună practică: programarea unor ședințe lunare de evaluare și raportare a progresului, pentru a identifica din timp eventualele întârzieri și a menține proiectul pe direcția corectă.
3. Lansarea activităților și derularea primelor achiziții
Etapa de debut în implementare reprezintă momentul în care întreprinderea socială începe să capete o formă concretă. În această fază, administratorul are responsabilitatea de a pune bazele operaționale și de a asigura cadrul logistic necesar desfășurării activităților economice și sociale.
Principalele acțiuni includ:
- Dotarea și amenajarea spațiilor – asigurarea unui sediu funcțional și conform cerințelor legale (închiriere, renovare, adaptare, amenajare tehnică și estetică);
- Achiziționarea echipamentelor și utilajelor – în conformitate cu planul de afaceri aprobat și cu respectarea strictă a bugetului alocat;
- Angajarea și instruirea personalului – proces care trebuie să urmărească atât competențele profesionale, cât și integrarea persoanelor din grupuri vulnerabile, conform obligațiilor asumate;
- Aplicarea procedurilor de achiziție – respectarea metodologiei puse la dispoziție de administratorul schemei de minimis, inclusiv solicitarea și compararea ofertelor, transparența selecției și documentarea deciziilor.
Pentru a asigura corectitudinea și trasabilitatea cheltuielilor, este obligatorie implementarea unui registru de achiziții, în care să fie consemnate toate operațiunile, precum și crearea unei arhive digitale și fizice ce va conține oferte, facturi, bonuri fiscale, devize, procese-verbale și rapoarte justificative.
📌 Recomandare practică: utilizarea unui sistem de management digital al documentelor (DMS) simplifică procesul de arhivare și reduce riscul pierderii sau omisiunii unor documente justificative.
4. Monitorizarea și atingerea indicatorilor
Monitorizarea reprezintă unul dintre cele mai critice procese din implementarea unei întreprinderi sociale, deoarece asigură respectarea obligațiilor asumate și demonstrează eficiența proiectului. Administratorul are responsabilitatea de a urmări constant progresul și de a documenta fiecare rezultat obținut.
Principalele direcții de monitorizare includ:
- Crearea locurilor de muncă și angajarea persoanelor vulnerabile
Verificarea respectării numărului minim de angajări, dar și a încadrării acestora în categoriile vulnerabile asumate prin proiect (tineri NEET, persoane cu dizabilități, șomeri de lungă durată etc.). Acest aspect este esențial pentru păstrarea statutului de întreprindere socială. - Respectarea activităților economice și sociale
Toate acțiunile prevăzute în planul de afaceri și aprobate în contractul de finanțare trebuie implementate conform calendarului stabilit. Orice abatere necesită documentare și, dacă este cazul, aprobarea prealabilă a finanțatorului. - Venituri și sustenabilitate
Monitorizarea permanentă a fluxurilor financiare, a încasărilor și a cheltuielilor pentru a garanta menținerea unui echilibru economic. Administratorul trebuie să urmărească dacă afacerea generează suficiente resurse pentru acoperirea cheltuielilor și pentru a asigura continuitatea pe termen lung. - Impactul social asupra beneficiarilor și comunității
Rezultatele trebuie măsurate nu doar în termeni financiari, ci și prin prisma beneficiilor sociale: persoane sprijinite, servicii gratuite oferite, gradul de integrare pe piața muncii, îmbunătățirea calității vieții beneficiarilor.
📊 Echilibru critic: activitatea economică trebuie să susțină misiunea socială, iar misiunea socială trebuie să producă efecte concrete și vizibile. O întreprindere socială devine cu adevărat relevantă atunci când demonstrează că poate funcționa ca afacere sustenabilă, fără a se abate de la obiectivele sociale asumate.
💡 Recomandare: implementarea unor instrumente de monitorizare (tabele de progres, KPI clari, rapoarte lunare) ajută la identificarea rapidă a problemelor și la menținerea unui control strict asupra indicatorilor economici și sociali.
5. Raportarea și relația cu finanțatorul
Raportarea reprezintă un instrument esențial pentru transparența și buna derulare a proiectului. Administratorul întreprinderii sociale are obligația de a menține o comunicare constantă și structurată cu finanțatorul, prin transmiterea la timp a tuturor documentelor și informațiilor solicitate.
Responsabilitățile cheie includ:
- Transmiterea rapoartelor de progres și a situațiilor financiare conform calendarului stabilit în contractul de finanțare;
- Menținerea unui dialog permanent cu expertul de monitorizare, care are rolul de a sprijini, dar și de a verifica implementarea;
- Verificarea corectitudinii documentelor justificative (facturi, contracte, ordine de plată, procese-verbale), astfel încât acestea să fie complete și conforme;
- Ajustarea bugetului și a activităților, acolo unde este permis, în funcție de realitățile din teren, dar numai cu respectarea procedurilor și, unde este cazul, cu aprobarea finanțatorului.
📌 Recomandare practică: documentele justificative și rapoartele trebuie pregătite și actualizate pe măsură ce activitățile se desfășoară, nu retrospectiv. Această abordare reduce riscul de erori, întârzieri și neconcordanțe.
6. Pregătirea pentru perioada de sustenabilitate
Finalizarea implementării proiectului și a perioadei de finanțare nerambursabilă nu marchează încheierea responsabilităților, ci începutul unei noi etape. Conform cerințelor contractuale, întreprinderea socială trebuie să funcționeze cel puțin 13 luni după finalizarea proiectului, menținând locurile de muncă create și continuând activitățile economice și sociale asumate.
Această perioadă de sustenabilitate este esențială pentru a demonstra viabilitatea afacerii și impactul său real asupra comunității. Administratorul trebuie să anticipeze această etapă și să pregătească din timp un plan de continuitate care să asigure stabilitatea financiară și socială a întreprinderii.
Elemente esențiale pentru sustenabilitate:
- Surse de venit propriu – diversificarea canalelor de generare a veniturilor (vânzarea produselor/serviciilor, contracte cu instituții publice, atragerea de fonduri complementare);
- Strategii de marketing și atragere de clienți – dezvoltarea unor campanii adaptate publicului-țintă, consolidarea brandului și creșterea vizibilității întreprinderii;
- Parteneriate și colaborări – stabilirea unor relații solide cu mediul de afaceri, autorități publice locale, ONG-uri și alte organizații interesate, care pot contribui la extinderea rețelei de sprijin;
- Reinvestirea profitului – utilizarea resurselor financiare obținute pentru consolidarea activității, modernizarea echipamentelor, formarea angajaților și extinderea serviciilor oferite.
📌 Recomandare practică: elaborarea unui plan strategic pe termen mediu (2–3 ani), care să includă prognoze financiare, obiective clare de dezvoltare și indicatori de performanță.
🎯 Obiectiv final: construirea unei întreprinderi sociale capabile să funcționeze sustenabil, autonom și cu impact social pe termen lung, chiar și după finalizarea finanțării externe.
Concluzie
Rolul de administrator într-o întreprindere socială depășește cu mult granițele unui management clasic de afacere. Nu este vorba doar despre coordonarea unei firme, ci despre asumarea unei misiuni duble: asigurarea funcționalității economice și generarea unui impact social real.
Această poziție presupune o combinație de abilități:
- lider vizionar, capabil să inspire și să motiveze echipa;
- strateg și organizator, care gestionează eficient resursele și planifică dezvoltarea pe termen lung;
- promotor al valorilor sociale, care menține întreprinderea ancorată în obiectivele comunitare și în angajamentele față de persoanele vulnerabile.
Da, este o responsabilitate complexă și solicitantă, în special în contextul mediului rural, unde resursele sunt adesea limitate și nevoile comunității sunt mari. Însă este totodată o oportunitate unică de a transforma ideile în soluții concrete, de a crea locuri de muncă și de a deschide perspective pentru grupurile dezavantajate.
Un administrator performant trebuie să mențină în permanență echilibrul dintre profit și misiunea socială, să gestioneze corect relația dintre cifre și oameni, dar și să îmbine respectarea regulilor cu deschiderea către inovație.
📌 În final, o întreprindere socială nu trebuie privită doar ca o afacere, ci ca un instrument de schimbare durabilă. Prin colaborare, implicare și o viziune pe termen lung, aceasta poate deveni un motor real de dezvoltare locală.
🔑 Misiunea socială nu este un detaliu secundar, ci fundamentul întregii construcții. Acolo unde există determinare, implicare și respectarea valorilor asumate, întreprinderea socială devine nu doar sustenabilă, ci și capabilă să producă o diferență semnificativă în comunitate.
